Maximalbestand berechnen: Obergrenze, Lagerkapazität und Kapitalbindung

Der Maximalbestand ist kein Füllstand des Lagers, sondern der Wert, auf den beim Bestellen der Bestand samt offener Bestellungen aufgefüllt wird. Im Lager liegt im Normalfall weniger. Für die Fläche zählt deshalb der höchste Bestand nach dem Wareneingang, für die laufende Kapitalbindung der Durchschnitt.

Der Maximalbestand, auch Höchstbestand, ist das Auffüllniveau: Beim Nachbestellen wird die Bestandsposition, also Lagerbestand plus offene Bestellungen abzüglich Rückständen und zugesagter Mengen, auf diesen Wert gebracht. Eine regelmäßig erreichte Lagermenge ist er nicht. Im Bestellrhythmus mit Auffüllen an jedem Prüftermin gilt: Verbrauch je Tag × (Beschaffungszeit + Überprüfungszeit) + Sicherheitsbestand; andere Bestellverfahren rechnen anders.

Maximalbestand: Definition und Synonyme

Caplice (2006) führt den Maximalbestand in seiner MIT-Vorlesung zur Bestandsführung als „Order-up-to Level“ S, also als Niveau, bis zu dem bestellt wird. Bestellt wird die Differenz zwischen S und der Bestandsposition: Lagerbestand plus offene Bestellungen, abzüglich Rückständen und bereits zugesagter Mengen. Würde nur der Lagerbestand aufgefüllt, bestellte das System die Ware, die schon unterwegs ist, ein zweites Mal.

Das Gabler Wirtschaftslexikon spricht vom Bestellpunktverfahren mit Höchstbestand und nennt das Niveau Sollbestand; Oeldorf und Olfert (2008) nennen es Grundbestand. Eine Formel, die für jedes Bestellverfahren gilt, gibt es nicht. Wie hoch der Maximalbestand liegt, hängt davon ab, wann bestellt werden kann.

Am unteren Ende stehen zwei andere Größen. Der Meldebestand ist die Schwelle, bei deren Erreichen eine Bestellung ausgelöst wird. Der Mindestbestand meint je nach Quelle und ERP-System eine Reserve oder ebenfalls eine Schwelle.

Maximalbestand berechnen: Formel und Beispiel

Im Bestellrhythmusverfahren wird an festen Terminen bestellt, laut Gabler entweder eine fixe Menge oder die Menge, die auf einen festgelegten Sollbestand auffüllt. Für das Auffüllen an jedem Prüftermin geben Krause und Krause (2017) in ihrer Materialwirtschaft diese Formel an:

Höchstbestand = durchschnittlicher Verbrauch je Zeiteinheit × (Beschaffungszeit + Überprüfungszeit) + Sicherheitsbestand

Die Beschaffungszeit, auch Wiederbeschaffungszeit (WBZ), reicht von der Bestellung bis zur verfügbaren Ware. Die Überprüfungszeit ist der Abstand zwischen zwei Prüfterminen. Beide Zeiten stehen in der Formel, weil die Bestandsposition nach der Bestellung am Prüftermin bis zum Eingang der nächsten Bestellung reichen muss, und die kommt erst eine Überprüfungszeit plus eine Beschaffungszeit später. Bestellt wird jeweils, was zwischen Bestandsposition und Höchstbestand fehlt; Caplice beschreibt diese Regel (R, S) als Auffüllen auf S an jedem Prüftermin. Wird an den Prüfterminen nur bestellt, wenn ein Bestellpunkt unterschritten ist, ergibt derselbe Ausdruck den Bestellpunkt und nicht den Höchstbestand: So führen ihn Oeldorf und Olfert im Rhythmusverfahren.

Annahmen und Werte im Rechenbeispiel

Das Beispiel ist ein Lehrbeispiel mit gewählten Werten. Es beruht auf diesen Annahmen:

• Der Verbrauch ist gleichmäßig und beträgt 40 Kartons je Werktag.

• Die Beschaffungszeit beträgt 3 Werktage, geprüft wird einmal pro Woche, also alle 5 Werktage.

• Der Sicherheitsbestand ist mit 100 Kartons gesetzt.

• Bestellt und geliefert wird genau die Differenz zum Höchstbestand, ohne Rundung auf Gebinde, Mindestbestellmenge oder Mehrlieferung. Andere Zugänge als Bestellungen, etwa Kundenretouren, gibt es nicht.

• Der Ablauf ist eingeschwungen, jede Woche verläuft gleich. Am Prüftermin gibt es keine weiteren offenen Bestellungen, keine Rückstände und keine Reservierungen.

Weil die Beschaffungszeit kürzer ist als die Überprüfungszeit, ist die Bestellung der Vorwoche am Prüftermin bereits eingetroffen; Bestandsposition und Lagerbestand sind dann gleich. Ist die Beschaffungszeit länger, sind am Prüftermin weitere Bestellungen offen, und der Höchstbestand liegt um den Verbrauch der ganzen Beschaffungszeit über der Spitze: Bei 10 Werktagen sind es 40 × 15 + 100 = 700 Kartons bei weiterhin 300 Kartons Spitze. Der Höchstbestand gilt außerdem nur für einen Zeitraum mit gleichbleibendem Verbrauch. Bei Saisonartikeln wird er je Saison neu berechnet, ein Jahreswert läge in der Saison zu niedrig und danach zu hoch.

Höchstbestand ohne optimale Bestellmenge: Spitze im Lager

Die Formel nach Krause kommt ohne optimale Bestellmenge aus. Die Bestellmenge ergibt sich am Prüftermin aus dem Abstand zum Höchstbestand, im Beispiel 200 Kartons, also der Verbrauch einer Überprüfungszeit. Wer den Rhythmus aus der optimalen Bestellmenge ableiten will, teilt laut Krause und Krause den Gesamtbedarf im Jahr durch die optimale Bestellmenge. Das ergibt die Zahl der Bestellungen im Jahr: Bei angenommenen 10.000 Kartons Jahresbedarf und 200 Kartons optimaler Bestellmenge sind es 50, bei 250 Werktagen also eine Bestellung alle 5 Werktage.

Aus der Formel folgt ein eigener Rechenschritt, der nur unter den Annahmen oben gilt: Höchstbestand minus Verbrauch in der Beschaffungszeit ergibt Sicherheitsbestand plus Bestellmenge, und das ist die erwartete Spitze im Lager. Im Beispiel sind das 420 − 120 = 300 Kartons.

Fließen in den 3 Werktagen weniger als 120 Kartons ab, liegen nach dem Eingang mehr als 300 Kartons im Lager, im Grenzfall ohne jeden Abfluss 420. Höher steigt das Lager nicht, solange die übrigen Annahmen gelten, weil die Bestandsposition dann zwischen zwei Bestellungen nur sinkt. Über den Höchstbestand steigt es, wenn auf Gebinde oder eine Mindestbestellmenge aufgerundet wird, der Lieferant mehr liefert als bestellt, Retouren zugehen oder reservierte Ware im Lager liegt. Caplice zieht zugesagte Mengen von der Bestandsposition ab; physisch liegen sie bis zur Auslieferung aber im Lager.

Bestellpunktverfahren: mit und ohne Höchstbestand

Auch im Bestellpunktverfahren kann ein Höchstbestand gelten. Laut Gabler wird im Bestellpunktverfahren mit Höchstbestand bei Erreichen des Bestellpunkts die Menge bestellt, die den Lagerbestand auf den Sollbestand auffüllt; ist dabei keine Bestellung offen, sind Lagerbestand und Bestandsposition gleich. Oeldorf und Olfert sprechen hier von der Ergänzung der vorhandenen und bestellten Mengen bis zum Grundbestand. Caplice formuliert die Regel (s, S) über die Bestandsposition und nennt sie Min-Max-System: Bestellt wird S minus Bestandsposition, sobald die Bestandsposition den Bestellpunkt s erreicht oder unterschreitet.

Eine Formel für S geben die hier verwendeten Quellen nicht an, die Formel nach Krause setzt feste Prüftermine voraus. Als eigener Rechenschritt: Wird genau am Bestellpunkt bestellt, legt der Abstand zwischen Höchstbestand und Bestellpunkt die Bestellmenge fest. Wer 200 Kartons je Bestellung will, setzt den Höchstbestand 200 Kartons über den Meldebestand.

Mit fester Bestellmenge gibt es kein Auffüllniveau. Ist der Meldebestand als Verbrauch in der Beschaffungszeit plus Sicherheitsbestand gesetzt und beim Bestellen keine andere Bestellung offen, liegt die erwartete Spitze nach demselben Rechenschritt bei Sicherheitsbestand plus Bestellmenge; fließt in der Beschaffungszeit wenig ab, steigt sie bis zum Meldebestand plus Bestellmenge. Wie sich die Verfahren unterscheiden, zeigt der Artikel zu Bestellpunkt- und Bestellrhythmusverfahren, die Kurzzeichen s, S, R und Q ordnet der Artikel zur Disposition ein.

Maximalbestand und Lagerkapazität: welche Spitze die Fläche trägt

Die vorzuhaltende Lagerfläche richtet sich nicht nach einem Durchschnitt, sondern nach dem höchsten gleichzeitig gelagerten Bestand, wie der Artikel zum durchschnittlichen Lagerbestand festhält. Bei angenommenen 60 Kartons je Palette und wenn Restmengen auf volle Paletten zusammengeführt werden, braucht die erwartete Spitze von 300 Kartons 5 Stellplätze, das Auffüllniveau von 420 Kartons 7. Bleiben alte und neue Ware getrennt, etwa wegen unterschiedlicher Mindesthaltbarkeit, belegen 100 alte und 200 neue Kartons 2 und 4, also 6 Plätze. Die erwartete Spitze gilt außerdem nur für den durchgerechneten Verlauf.

Die Prüffrage lautet deshalb: Welche Abweichungen trägt die Fläche über die erwartete Spitze hinaus?

• Schwacher Abverkauf in der Beschaffungszeit: Die Spitze steigt in Richtung Höchstbestand, im Beispiel auf bis zu 7 Stellplätze, bei getrennten Paletten 8.

• Rundung auf Lage oder Palette: Wird die Bestellung auf ganze Gebinde aufgerundet, liegt sie über der Differenz zum Höchstbestand.

• Mindestbestellmenge: Verlangt der Lieferant mehr, als bis zum Höchstbestand fehlt, hebt die Mindestbestellmenge die Spitze darüber.

• Mehrlieferung und verspätete Lieferung: Liefert der Lieferant mehr als bestellt oder treffen zwei Bestellungen gemeinsam ein, steigt die Spitze über die erwartete.

• Reservierte Ware: Sie liegt im Lager, zählt aber nicht in der Bestandsposition und kann das Lager über den Höchstbestand heben.

• Gemeinsamer Liefertag: Liefert ein Lieferant mehrere Artikel am selben Tag, fallen ihre Spitzen zusammen. Ohne Rundung, Mindestbestellmengen, Mehrlieferungen und Reservierungen ist die Summe der Höchstbestände die obere Schranke; in Stellplätze umgerechnet wird je Artikel aufgerundet.

• Aktionsvorkauf: Ware für eine Aktion wird vor dem Aktionszeitraum eingelagert. Wird sie getrennt geführt oder reserviert, liegt sie zusätzlich zum laufenden Bestand.

Wenn der Lagerplatz nicht reicht

Reicht der Platz nicht, setzen an der Formel zwei Stellschrauben an, und beide haben Folgen. Eine kürzere Überprüfungszeit senkt Bestellmenge und Spitze, sofern der Lieferant öfter liefert und Mindestbestellmenge und Mindestbestellwert die kleinere Menge zulassen. Bei 3 statt 5 Werktagen und, vereinfacht, unverändertem Sicherheitsbestand sinkt der Höchstbestand auf 40 × 6 + 100 = 340 Kartons und die erwartete Spitze auf 220 Kartons, also 4 statt 5 Stellplätze. Weil der Sicherheitsbestand dann nur noch 6 statt 8 Werktage absichert, genügt für dieselbe Lieferbereitschaft rechnerisch sogar etwas weniger.

Dafür wird häufiger bestellt, und die Bestellkosten steigen, wie der Artikel zur optimalen Bestellmenge zeigt. Ein niedrigerer Sicherheitsbestand spart ebenfalls Platz, senkt aber die Lieferbereitschaft. Was ein zusätzlicher Stellplatz kostet, gehört zu den Kosten der Lagerkapazität, die das Gabler Wirtschaftslexikon mit Gebäuden, Regalsystemen, Staplern und Lagerpersonal getrennt von den Zinsen für das gebundene Kapital führt.

Maximalbestand und Kapitalbindung: drei Werte, eine Bezugsgröße

Aus dem Beispiel lassen sich drei Bestandswerte in Euro umrechnen, bei angenommenen 6 Euro Einstandspreis je Karton. Sie beantworten verschiedene Fragen und sollten nicht verwechselt werden:

Für die laufende Bindung zählt der Durchschnitt. Der Artikel zur Kapitalbindung rechnet sie als durchschnittlichen Lagerbestand mal Einstandspreis, und auf das gebundene Kapital fallen nach Gabler kalkulatorische Zinsen an. Das Lexikon der Wirtschaft nennt als Lagerhaltungskosten Zinsen für das gebundene Kapital und eventuell zusätzliche Raum- und Personalkosten. Der Wert des Höchstbestands ist dagegen kein gebundenes Kapital, solange die offenen Bestellungen nicht bezahlt sind. Wer prüft, ob Budget oder Kreditlinie reichen, rechnet mit der Spitze am Zahlungstag, wie der Artikel zur Kapitalbindung zeigt.

Platz und Kapital fallen auseinander, sobald Eigentum und Lagerort auseinanderfallen. Kommissions- oder Konsignationsware des Lieferanten belegt eigene Fläche, ohne eigenes Kapital zu binden; Ware im Fremdlager bindet Kapital, ohne eigene Fläche zu belegen.

Bei Artikeln mit begrenzter Restlaufzeit kommt eine dritte Grenze hinzu. Wird nach dem frühesten Mindesthaltbarkeitsdatum entnommen, ist die neue Ware im Beispiel erst 7,5 Werktage nach dem Eingang verkauft: zuerst die 100 Kartons Sicherheitsbestand, dann die 200 neuen, bei schwachem Abverkauf später. Reicht ihre Restlaufzeit dafür nicht, einschließlich der Restlaufzeit, die Abnehmer bei Auslieferung verlangen, begrenzt die Haltbarkeit Bestellmenge und Sicherheitsbestand und damit den Höchstbestand. Wie Fehlmenge und Verderb gegeneinander abgewogen werden, zeigt der Artikel zum Sicherheitsbestand bei Frischware.

Mit Circly: Prognose und Lieferantenregeln im Bestellvorschlag

Circly Bestellvorschläge führt Prognose, Lagerbestand, Lieferzeit, Sicherheitsbestand, offene Bestellungen und Lieferantenrestriktionen (MOQ, BOQ, Mindestbestellwert, Gewichtsvorgaben, Lieferrhythmus) in einer einzigen Bestellmenge zusammen. Jeder Bestellvorschlag zeigt Bestand, Reichweite, Lieferzeit, zugrundeliegende Prognose und Lieferantenrestriktionen. Der Disponent prüft jeden Vorschlag, passt Mengen bei Bedarf an und gibt sie frei. Keine Bestellung verlässt das System ohne ausdrückliche Bestätigung.

Fazit

Erst rechnen, dann prüfen. Am Anfang steht die Frage, wann und wie bestellt wird: an festen Prüfterminen oder bei Erreichen eines Bestellpunkts, mit Auffüllen oder mit fester Menge. Wird an festen Prüfterminen aufgefüllt, lässt sich der Höchstbestand aus Verbrauch, Beschaffungs- und Überprüfungszeit und Sicherheitsbestand berechnen. Aus ihm folgt die erwartete Spitze; gegen sie samt ihren Abweichungen wird die Fläche geprüft, die laufende Kapitalbindung misst der Durchschnitt. Wer den Höchstbestand dort aus dem freien Platz ableitet und niedriger ansetzt als gerechnet, senkt bei gleichem Verbrauch und gleichen Zeiten den Sicherheitsbestand, ohne dass ein Feld im System es zeigt, und plant Lieferbereitschaft nach Quadratmetern.

Weiterführende Quellen

1. Krause, G. & Krause, B. (2017): Materialwirtschaft, Klausurentraining Weiterbildung, 2. Auflage, Kiehl

2. Gabler Wirtschaftslexikon, Krieger, W. (2018): Bestellpunktverfahren

3. Gabler Wirtschaftslexikon, Krieger, W. (2018): Bestellrhythmusverfahren

4. Caplice, C. (2006): Inventory Management: Probabilistic Demand, ESD.260 Logistics Systems, MIT OpenCourseWare

5. Oeldorf, G. & Olfert, K. (2008): Materialwirtschaft, Leseprobe, Kiehl

6. Gabler Wirtschaftslexikon, Weber, J. (2018): Lagerkosten

7. Duden Wirtschaft von A bis Z (2016), Lizenzausgabe Bundeszentrale für politische Bildung: Lager

FAQ