Wiederbeschaffungszeit berechnen: Formel, Bestandteile und Beispiel

Die Wiederbeschaffungszeit eines Artikels steht im Lieferantenstamm als einzelne Zahl, im Beispiel dieses Artikels drei Arbeitstage. Gemessen vom Beginn der Bestellabwicklung bis zur eingelagerten Ware sind es sechs. Weil Meldebestand und Sicherheitsbestand auf diesem Wert aufsetzen, löst das System die Bestellung zu spät aus, und der Bestand reicht nicht bis zur nächsten Lieferung. Die Lücke entsteht nicht nur beim Lieferanten.

Die Wiederbeschaffungszeit ist die Zeit vom Beginn der Bestellabwicklung bis zur verfügbaren Ware. Berechnet wird sie aus Bestell- und Wareneingangsdaten plus erfassten Prozesszeiten als Mittelwert mit Streuung; im Beispiel ergeben sich 6 statt der 3 Tage Lieferantenzusage.

Wiederbeschaffungszeit: Definition und Bestandteile

Die Wiederbeschaffungszeit (WBZ) umfasst alle Schritte, die zwischen der Entscheidung zu bestellen und der Ware im Regal liegen. Noche (2015) zählt in seinen Vorlesungsfolien zur Bestandsplanung dazu die Verwaltungsabwicklung im eigenen Haus, Auftragsannahme und Bearbeitung beim Lieferanten, Transport, Wareneingangserfassung, Qualitätskontrolle und Einlagerung. In der Disposition lassen sich diese Schritte zu fünf Teilzeiten zusammenfassen:

1. Bestellung freigeben: Der Disponent prüft den Vorschlag und gibt ihn frei.

2. An den Lieferanten übermitteln: per EDI, Portal oder E-Mail.

3. Beim Lieferanten bis zur Anlieferung: Auftragsbearbeitung, Kommissionierung, Transport.

4. Wareneingang und Prüfung: Menge, Zustand und bei Artikeln mit begrenzter Restlaufzeit auch das Mindesthaltbarkeitsdatum.

5. Einlagerung: Erst danach steht die Ware für die Kommissionierung zur Verfügung.

Eine Zusage des Lieferanten bezieht sich auf den dritten Punkt. Die Begriffe sind dabei nicht einheitlich. Das Gabler Wirtschaftslexikon versteht unter Lieferzeit die Spanne von der Auftragsaufgabe bis zur Verfügbarkeit beim Empfänger und schließt Auftragsübermittlung und Wareneingangsprüfung ausdrücklich ein. Bildet ein Feld „Lieferzeit“ im Lieferantenstamm nur die Zusage des Lieferanten ab, fehlen die übrigen Teilzeiten. Entscheidend ist deshalb nicht der Name des Feldes, sondern welche Zeitpunkte es im eigenen Betrieb abbildet.

Unter Beschaffungszeit fasst das Gabler Wirtschaftslexikon die Lieferzeit zuzüglich weiterer Zeiten, etwa der Zeitdauer zwischen zwei Bestandsüberprüfungen. Endet eine Definition beim Wareneingang, fehlt die Einlagerung; für den Meldebestand zählt, ab wann die Ware kommissioniert werden kann.

Nicht zur Wiederbeschaffungszeit gehört die Wartezeit davor. Bestellen Sie nur an festen Terminen, liegt zwischen dem Unterschreiten des Meldebestands und dem Beginn der Bestellabwicklung eine Wartezeit bis zum nächsten Bestelltermin. Sie verlängert den Zeitraum, den der Bestand überbrücken muss, ist aber keine Eigenschaft des Lieferanten oder des Wareneingangs. In der Formel für den Sicherheitsbestand wird bei festen Bestellterminen der Abstand zwischen zwei Terminen zur Wiederbeschaffungszeit addiert, wie der Artikel zum Sicherheitsbestand zeigt. Die Prüffrage: Welche dieser Teilzeiten stecken in der Wiederbeschaffungszeit, die bei Ihnen hinterlegt ist?

Wiederbeschaffungszeit berechnen: Formel und Beispiel aus den eigenen Daten

Die Formel für die WBZ ist eine Summe: Freigabe plus Übermittlung plus Zeit beim Lieferanten bis zur Anlieferung plus Wareneingang und Prüfung plus Einlagerung. Schwierig ist nicht die Rechnung, sondern die Messung, denn nicht jede Teilzeit hinterlässt einen Zeitstempel im ERP.

Was die Daten hergeben und was zusätzlich zu erfassen ist

Noche (2015) nennt als eine der Unsicherheiten, die der Sicherheitsbestand abdecken muss, dass die Soll-Lieferzeit nicht mit der Ist-Lieferzeit übereinstimmt. Um die Ist-Zeit zu ermitteln, unterscheiden Sie zwei Quellen.

Aus vorhandenen Bestell- und Wareneingangsdaten lässt sich ermitteln:

• die Zeit vom Versand der Bestellung bis zur Wareneingangsbuchung, also Übermittlung, Zeit beim Lieferanten und die Zeit von der Anlieferung bis zur Buchung zusammen.

Zusätzlich erfassen müssen Sie, was das ERP nicht mit eigenem Zeitstempel speichert:

• die Zeit für die Freigabe vor dem Versand, wenn Anlage und Versand der Bestellung nicht getrennt gestempelt werden,

• die Zeit für Prüfung und Einlagerung nach der Wareneingangsbuchung, wenn es keine eigene Einlagerungsbuchung gibt, etwa über eine Stichprobe von Wareneingängen.

Vorher ist zu klären, ob die Wareneingangsbuchung bei der Anlieferung oder erst nach Prüfung oder Einlagerung gesetzt wird, etwa in einem Lagerverwaltungssystem oder bei einem Logistikdienstleister. Sonst wird eine Teilzeit doppelt gezählt.

Für die Auswertung gelten sechs Regeln:

• Gemessen wird in derselben Zeiteinheit wie der Bedarf, also in Arbeitstagen, wenn der Bedarf je Arbeitstag vorliegt.

• Bei Teillieferungen wird festgelegt, welcher Eingang zählt, etwa der der letzten Teilmenge. Späte Restmengen sind Streuung und werden nicht als Ausreißer aussortiert.

• Bestellpositionen ohne Wareneingang, mit Ersatzartikel oder mit Rücksendung werden gesondert geprüft und nicht stillschweigend weggelassen, sonst fehlen gerade die langen Fälle.

• Vorbestellungen für Aktionen mit eigenem Vorlauf gehören nicht in dieselbe Auswertung wie laufende Nachbestellungen.

• Liefert ein Lieferant nur an festen Wochentagen, wird je Bestellwochentag ausgewertet; das Wochentagsmuster ist planbar und gehört nicht in die Streuung.

• Ausgewertet werden genug Bestellungen aus der Zeit nach dem letzten Lieferanten- oder Konditionswechsel.

Welche Parameter auf ähnliche Weise veralten, zeigt der Artikel zu Dispositionsparametern.

Rechenbeispiel: zehn Bestellungen eines Artikels

Das Beispiel ist ein Lehrbeispiel mit gewählten Werten. Ein Schnelldreher hat einen Bedarf von 40 Kartons je Arbeitstag mit einer Standardabweichung von 12 Kartons. Bestellt wird an jedem Arbeitstag, eine Wartezeit bis zum Bestelltermin entfällt also. Im Lieferantenstamm ist eine Lieferantenzusage von 3 Arbeitstagen hinterlegt; das Feld bildet die Zeit vom Eingang der Bestellung beim Lieferanten bis zur Anlieferung ab. Für zehn Bestellungen liegen folgende Werte in Arbeitstagen vor:

Der Mittelwert ergibt sich in Excel mit =MITTELWERT(E2:E11) zu 6,0 Arbeitstagen, die Standardabweichung mit =STABW.S(E2:E11) zu 1,054, gerundet 1,05 Arbeitstagen, wenn die Werte in Spalte E stehen. Die Spalte aus den Bestelldaten liegt im Mittel bei 4 Tagen statt der zugesagten 3; sie enthält allerdings auch die Übermittlung und die Zeit bis zur Buchung. Die übrigen zwei Tage kommen aus Freigabe sowie Prüfung und Einlagerung, also aus Schritten, die kein Lieferant zusagt.

Wiederbeschaffungszeit und Sicherheitsbestand: was die Streuung kostet

Ob drei oder sechs Tage hinterlegt sind, entscheidet über den Meldebestand, also den Bestand, bei dem das System die nächste Bestellung auslöst. Chopra, Reinhardt und Dada (2004) halten fest, dass der Sicherheitsbestand vom Zyklusservicegrad, von der Bedarfsunsicherheit, von der Wiederbeschaffungszeit und von deren Unsicherheit abhängt. Im Beispiel wirken sich beide Größen aus, die Länge und die Streuung.

Meldebestand und Sicherheitsbestand neu gerechnet

Für den Sicherheitsbestand gilt bei schwankendem Bedarf und schwankender Wiederbeschaffungszeit die Formel z × √(WBZ × σ² + Tagesbedarf² × σ_WBZ²), wie sie der Artikel zum Sicherheitsbestand nennt. Sie setzt voraus, dass beide Schwankungen voneinander unabhängig sind. σ ist die Standardabweichung des Tagesbedarfs, σ_WBZ die der Wiederbeschaffungszeit. Mit z = 1,65 für 95 Prozent Zyklusservicegrad, also 95 Prozent der Bestellzyklen ohne Fehlmenge, und aufgerundetem Sicherheitsbestand ergibt sich:

Der Meldebestand ist jeweils 40 Kartons mal Wiederbeschaffungszeit plus Sicherheitsbestand, im ersten Fall also 40 × 3 + 35 = 155 Kartons. Der Sprung von 49 auf 85 Kartons kommt allein aus der Streuung der WBZ. Sie geht mit dem Quadrat des Tagesbedarfs in die Formel ein: Unter der Wurzel stehen 864 aus der Bedarfsschwankung (6 × 12²) und 1.778 aus der Streuung der WBZ (40² × 1,054²). Bei gleicher Bedarfsschwankung wiegt die Streuung der Wiederbeschaffungszeit deshalb umso schwerer, je höher der Tagesbedarf ist. Was 95 Prozent Zyklusservicegrad genau bedeuten, erklärt der Artikel zum Servicegrad, wie der Meldebestand danach neu gesetzt wird, der Artikel zum Meldebestand.

Wann die Rechnung nicht trägt

Die Werte gelten nur unter den Annahmen der Formel: 95 Prozent Zyklusservicegrad, Normalnäherung und voneinander unabhängige Schwankungen von Bedarf und WBZ. Zehn Bestellungen sind ein Lehrbeispiel, keine belastbare Schätzung der Streuung.

Bagchi, Hayya und Chu (1986) zeigen, wie sich Fehlmengen und Fehlmengenrisiko erhöhen, wenn die Streuung der Wiederbeschaffungszeit ignoriert wird. Sie weisen zugleich darauf hin, dass die Normalnäherung oft deutliche Fehler erzeugt, weil die Verteilung des Bedarfs während der Wiederbeschaffungszeit meist stark rechtsschief ist. Auch die Richtung der Wirkung gilt nicht für jeden Servicegrad. Chopra, Reinhardt und Dada (2004) zeigen, dass unterhalb einer Schwelle über 50 Prozent Zyklusservicegrad der Meldebestand mit sinkender Streuung sogar steigen kann; bei 95 Prozent stimmen die Aussagen der Normalnäherung.

Drei Lagen verlangen eine eigene Betrachtung. In Saisonspitzen kann sich die Zeit beim Lieferanten verschieben; dann gehören Saisonwochen nicht ungeprüft in denselben Mittelwert wie das übrige Jahr. Bei Herstellern betrifft die WBZ den Fremdbezug von Rohstoffen und Packmitteln, für die Eigenfertigung gilt die Fertigungsdurchlaufzeit. Im Streckengeschäft geht die Ware direkt an den Kunden und berührt den eigenen Bestand nicht. Wie die Liefertreue eines Lieferanten systematisch erfasst wird, zeigt der Artikel zur Lieferantenbewertung. Die Prüffrage: Bei welchem Lieferanten ist die Streuung am größten?

Wiederbeschaffungszeit in Circly Bestellvorschläge

In Circly Bestellvorschläge gilt: Circly kombiniert den prognostizierten Bedarf mit aktuellem Lagerbestand, offenen Bestellungen, automatisch und dynamisch berechnetem Sicherheitsbestand und Lieferzeit zu einer empfohlenen Bestellmenge. Alle Lieferantenrestriktionen werden automatisch einbezogen: Mindestbestellmengen (MOQ), Bestelleinheiten (BOQ), Mindestbestellwerte, Gewichtsvorgaben, Verpackungseinheiten und Lieferzeiten je Wochentag. Je Artikel sieht der Disponent die Lieferzeit und den nächsten möglichen Bestelltermin.

Die Lieferzeit kommt aus den Lieferantenstammdaten; ob sie zur gemessenen Wiederbeschaffungszeit passt, prüft der Disponent. Welche Teilzeiten das Stammdatenfeld enthält, legt der Betrieb fest; die Messung aus diesem Artikel zeigt, ob der hinterlegte Wert dazu passt. Der Disponent prüft die Vorschläge, passt Mengen bei Bedarf an und gibt sie frei.

Fazit

Die Reihenfolge entscheidet. Zuerst wird die WBZ gemessen, aus den Bestell- und Wareneingangsdaten und den zusätzlich erfassten Prozesszeiten. Danach werden die Stammdaten korrigiert, und erst dann lohnt es sich, Meldebestand und Sicherheitsbestand neu zu berechnen. Wer nicht alle Lieferanten auf einmal prüfen kann, beginnt bei Artikeln, bei denen hoher Tagesbedarf auf große Streuung oder auf eine große Abweichung zwischen hinterlegter und gemessener Wiederbeschaffungszeit trifft. Bei einem Zyklusservicegrad wie 95 Prozent liegt dort der größte Unterschied im Puffer.

Weiterführende Quellen

1. Gabler Wirtschaftslexikon, Krieger, W. (2018): Lieferzeit

2. Gabler Wirtschaftslexikon, Krieger, W. (2018): Beschaffungszeit

3. Noche, B. (2015): Bestandsplanung, Vorlesungsfolien, Universität Duisburg-Essen

4. Chopra, S., Reinhardt, G. & Dada, M. (2004): The Effect of Lead Time Uncertainty on Safety Stocks, Decision Sciences 35(1)

5. Bagchi, U., Hayya, J. C. & Chu, C.-H. (1986): The effect of lead-time variability: The case of independent demand, Journal of Operations Management 6(2)

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