Absatzplanung beim Lebensmittelhersteller: Definition, Beispiel und Abstimmung mit der Produktion

Die Absatzplanung legt fest, mit welchen Absatzmengen ein Unternehmen in den kommenden Wochen und Monaten verbindlich rechnet. Beim Lebensmittelhersteller hängt daran, was die Produktion wann herstellt: Laut Gabler Wirtschaftslexikon ist der kurzfristige Absatzplan „bestimmend für Umfang und zeitliche Verteilung der Produktion“.

Was ist Absatzplanung?

Absatzplanung umfasst laut Gabler Wirtschaftslexikon „Entscheidungen über in der Zukunft zu erzielende Absatzmengen und Umsätze“, getrennt nach Märkten, Kundengruppen und Planungszeiträumen.Er wird laut Gabler „mengen- und wertmäßig geführt und ist je nach Bedarf nach Absatzperioden, Absatzräumen und Warengruppen unterteilt“. Dieser Artikel betrachtet die mengenmäßige Absatzplanung als Eingang der Produktion, nicht die Planung von Umsatz und Erlös.

Beim Hersteller ist die Absatzplanung damit der erste Schritt einer größeren Planung. Schuh, Schmidt und Bauhoff (2014) ordnen sie der Produktionsprogrammplanung zu: „Teilaufgaben der Produktionsprogrammplanung sind die Absatzplanung, die Primärbedarfsplanung und die Ressourcengrobplanung.“ Das Produktionsprogramm legt fest, welche Fertigprodukte in welcher Menge und in welcher Periode hergestellt werden. Aus dem Absatzplan wird nach Abzug vorhandener Bestände der Primärbedarf, also die benötigte Menge an Fertigprodukten je Periode, und die Ressourcengrobplanung stimmt ihn grob mit den verfügbaren Ressourcen ab.

Strategische und operative Absatzplanung

Gabler unterscheidet zwei Arten der Absatzplanung. Die strategische ist „Teil der strategischen Planung der strategischen Geschäftseinheiten“ und hängt mit Investitions-, Finanzierungs- und Markteintrittsplanung zusammen. Die operative Absatzplanung erfolgt „in detaillierter Form“, im Beispiel unten je Artikel und Woche. Davon getrennt kennt das Lexikon beim Absatzplan eine Unterscheidung nach der Frist: Der langfristige Plan ist „maßgeblich für die Kapazitätsdimensionierung bei Betriebsgründung und -erweiterung“, der kurzfristige bestimmt, was wann produziert wird.

Die beiden Unterscheidungen sind nicht deckungsgleich. Strategisch und operativ beschreiben, worüber entschieden wird, langfristig und kurzfristig, wie weit der Plan in die Zukunft reicht. Für die Produktion zählt der kurzfristige Absatzplan aus der operativen Planung, weil er festlegt, was in einer bestimmten Woche ausgeliefert werden muss.

Das Raster dieser Planung folgt den Lieferfristen und der Haltbarkeit. Im Beispiel sind es Wochen. Bei Frischware mit wenigen Tagen Haltbarkeit oder bei Abnehmern, die täglich bestellen, kann eine Woche zu grob sein, dann bietet sich ein Tagesraster an.

Absatzplanung Beispiel: ein Absatzplan beim Lebensmittelhersteller

Das Beispiel baut auf einer Unterscheidung auf. Eine Absatzprognose ist eine „empirisch gestützte Vorhersage (Prognose) des künftigen Absatzes bzw. Umsatzes eines bestimmten Produktes“, die Absatzplanung trifft dagegen Entscheidungen. Daraus folgt für die Arbeit: Die Prognose sagt, was voraussichtlich verkauft wird, der Absatzplan, womit die Produktion rechnet. Wissen, das in keiner Absatzhistorie steht, etwa eine zugesagte Aktion, kommt erst hinzu, wenn jemand es einträgt. Wie die Prognose selbst entsteht, zeigt der Artikel zum Erstellen einer Absatzprognose.

Nun zum Beispiel: Betrachtet wird ein Artikel eines Wurstwarenherstellers, etwa Aufschnitt in der SB-Packung, auf einer eigenen Linie mit einer Kapazität von 1.000 Kartons je Woche. Es gibt keinen Anfangs- und keinen Sicherheitsbestand, der Absatzplan einer Woche ist die Menge, die in dieser Woche ausgeliefert wird, und das Lager liefert die älteste Ware zuerst aus (FIFO).

Für KW 21 hat der Vertrieb einer Handelskette eine große Aktion zugesagt, etwa mit Flugblatt in allen Filialen. Die 1.600 Kartons dafür kommen zur Prognose hinzu: Sie sind weder als Auftrag noch als hinterlegte Aktion schon darin enthalten. Steht die Menge einer Aktion noch nicht fest, rechnet der Plan mit einer Annahme. Wie man eine solche Zusage festhält, damit sie sich vor der Produktion noch prüfen lässt, beschreibt der Artikel zur Planungsprämisse.

In der Summe passt der Plan: 5.200 Kartons stehen einer Kapazität von 6.000 gegenüber. In KW 21 liegt der Absatzplan mit 2.200 Kartons aber 1.200 über dem, was die Linie in einer Woche herstellt. Die Summe über sechs Wochen verdeckt die Spitze, erst die Verteilung auf Lieferwochen zeigt sie.

Wenn Absatzplanung und Produktionsplanung auseinanderlaufen

Würde die Produktion bedarfsnah fertigen, also jede Woche genau die Menge herstellen, die in dieser Woche ausgeliefert wird, fehlten in KW 21 rechnerisch 1.200 Kartons. Ohne Lohnfertigung oder Teillieferung bleiben zwei Wege: die Spitze in den Wochen davor vorproduzieren oder einen der beiden Pläne ändern. Welcher Weg trägt, hängt bei Frischware an der Haltbarkeit.

Vorproduzieren im Haltbarkeitsfenster

Vorproduzierte Ware liegt bis zur Auslieferung im Kühllager und verliert dort Restlaufzeit. Das Haltbarkeitsfenster ist die längste Zeit zwischen Produktion und Auslieferung, bei der die Ware beim Abnehmer noch die geforderte Restlaufzeit hat. Pauls-Worm u. a. (2014) definieren diese Grenze für einen Hersteller, der Supermärkte beliefert: „We define internal shelf life as the maximum time span between production and distribution. To guarantee a minimum remaining shelf life at the customer, one sets a maximum on the internal shelf life.“ Wie groß das Fenster für einen Artikel ist, zeigt der Artikel zur optimalen Losgröße.

Freie Kapazität gibt es vor der Aktion genug: je 400 Kartons in KW 18 bis 20, zusammen genau die 1.200 Kartons Überhang. Ob die vorproduzierte Ware bei Auslieferung noch im Fenster liegt, hängt an der Reihenfolge im Lager. Bei FIFO bedienen die regulären Lieferungen jeder Woche den ältesten Vorrat, liegen bleibt die zuletzt produzierte Ware. Zu Beginn von KW 21 liegen so 1.200 Kartons auf Lager: 1.000 aus KW 20 und 200 aus KW 19. Ein Fenster von einer Woche heißt im Beispiel: Ware aus KW 20 darf in KW 21 noch ausgeliefert werden, Ware aus KW 19 nicht mehr.

Mit einer Woche Fenster fehlen rechnerisch 200 Kartons, obwohl vor der Aktion genug Kapazität frei war: KW 21 kann nur Ware aus KW 20 und KW 21 bekommen, höchstens 2.000 Kartons, gebraucht werden 2.200. Mit zwei Wochen Fenster reicht der Vorrat.

Die Regel dahinter: Weil FIFO den Vorrat jung hält, greift das Fenster erst, wenn der Vorrat vor einer Spitze größer ist als das, was die Linie innerhalb des Fensters herstellt. Liegt der Überhang unter einer Wochenproduktion, reicht bei freier Kapazität davor schon eine Woche Fenster. Bei deutlich längerer Haltbarkeit, etwa bei Dauerwurst, stößt Vorproduktion eher an Lagerplatz und Lagerkosten als an das Fenster.

Eigene Darstellung. Bei FIFO bleibt die zuletzt produzierte Ware im Lager. Das Fenster greift erst, wenn der Vorrat größer ist als die Produktion im Fenster.

Die Prüffrage: Reichen die freie Kapazität vor der Spitze und die Produktion innerhalb des Haltbarkeitsfensters rechnerisch für den Überhang?

Welcher Plan nachgibt

Reicht das Fenster nicht, muss einer der beiden Pläne nachgeben. Das Gabler Wirtschaftslexikon hält für die Abstimmung von Teilplänen fest: „Bestimmend für eine integrierte Gesamtplanung ist der schwächste Teilbereich (Minimumsektor, Engpassbereich)“. Und: „Kurzfristig lässt sich der Minimumsektor nicht beseitigen, langfristig wird versucht, den Engpassbereich auf das Niveau der anderen Teilbereiche, z.B. durch Erweiterungsinvestitionen, einzuregulieren.“

Im Beispiel ist der Engpass, also der Bereich mit der geringsten Leistung, die Linie. Kurzfristig lässt sich ihre Kapazität höchstens mit Zusatzschichten dehnen. Geht das nicht, richtet sich der Absatzplan nach ihr. Schuh, Schmidt und Bauhoff folgern für das Produktionsprogramm, es entstehe „nur in enger Abstimmung zwischen Produktion und Vertrieb“.

Für das Beispiel gibt es drei Wege. Bleibt die Menge gleich und nimmt der Handel eine verteilte Lieferung ohne Nachteil an, bietet sich diese Reihenfolge an, weil der erste Weg vor allem Abstimmung kostet, der zweite Geld und der dritte Menge oder Termin der Zusage:

1. Aktion verteilen, wenn die Handelskette mitgeht. Nimmt sie je 800 Kartons in KW 21 und KW 22 ab, liegt der Plan in beiden Wochen bei 1.400 Kartons. Dann braucht KW 21 einen Vorrat von 800 und KW 22 einen von 400 Kartons, und beide stellt die Linie in der jeweiligen Vorwoche her. Schon ein Fenster von einer Woche reicht dann rechnerisch.

2. Kapazität erhöhen, etwa mit einer Zusatzschicht in KW 20 oder 21, wenn Personal und Rohware dafür bereitstehen. Bei einer Woche Fenster schließen 200 zusätzliche Kartons in einer dieser Wochen die Lücke. Das verursacht Mehrkosten, lässt aber die Zusage unverändert.

3. Zusage ändern: eine kleinere Menge oder eine spätere Aktionswoche, solange die Zusage noch nicht verbindlich ist.

Vor einer verbindlichen Zusage gehören die Vereinfachungen des Beispiels auf den Tisch: andere Artikel, die sich die Linie teilen, die Verfügbarkeit von Rohware und Verpackung, der Kühllagerplatz für die vorproduzierte Menge und die konkreten Liefertermine innerhalb der Woche. Jede davon kann die rechnerische Lösung kippen. Wie aus dieser Abstimmung ein fester Rhythmus wird, beschreibt der Artikel zu S&OP im Mittelstand.

Die Prüffrage: Wer entscheidet bis wann, welcher Plan nachgibt?

Wie in der Absatzplanung aus Prognose und Vertriebswissen ein Planwert wird

Im Beispiel kommen zwei Zahlen zusammen: die Prognose aus der Absatzhistorie und die Zusage aus dem Vertrieb. Beide in einen Planwert zu bringen, den der nächste Prognoselauf nicht wieder überschreibt, ist die Aufgabe von Circly Absatzplanung.

Circly Absatzplanung: Die Planungsebene zwischen Prognose und Bestellung. Planer passen die automatisch berechnete Absatzprognose gezielt an und frieren die angepassten Werte ein, damit der nächste Rechenlauf sie nicht überschreibt. Geplant wird im Wochen- oder Monatsraster auf Artikelebene und, bei Multi-Channel-Kunden, zusätzlich je Abnehmer oder Standort. Eine Anpassung auf Artikelebene verteilt sich proportional auf alle nicht eingefrorenen Abnehmer. Der ursprüngliche KI-Wert bleibt neben dem Planwert sichtbar, jede Änderung ist im Audit-Log nachvollziehbar. Damit wird aus der Prognose ein verbindlicher Plan, auf den sich Produktion und Einkauf stützen können.

Für das Beispiel heißt das: Die Aktion kommt auf genau einem Weg in den Plan. Entweder wird sie in Circly Absatzprognosen hinterlegt, denn „Aktionen und Sonderereignisse können manuell hinterlegt werden und fließen direkt ins Modell ein“. Oder, wenn die Abnehmerebene zugeschaltet ist, wird der Planwert der Handelskette für KW 21 angepasst, absolut, als Differenz oder prozentual, und für diese Woche festgesetzt. Wer die Aktion hinterlegt und zusätzlich eine Differenz oder einen Prozentwert einträgt, zählt sie doppelt.

Circly prognostiziert und plant bei Herstellern ausschließlich Fertigprodukte. Einkaufsartikel wie Verpackung und Produktionsartikel wie Vorstufen oder Grundmassen sind nicht im Scope. Circly Absatzplanung plant Mengen, keine Umsätze. Ob die Linie den Plan in KW 21 schafft und ob das Haltbarkeitsfenster für Vorproduktion reicht, prüft die Produktionsplanung. Was sie danach mit dem Planwert rechnet, zeigt der Artikel zur Produktionsplanung in der Lebensmittelindustrie.

Fazit

Eine Absatzplanung, die der Produktion hilft, beginnt mit der richtigen Einheit: je Artikel, Abnehmer und Lieferperiode, in dem Raster, das Lieferfristen und Haltbarkeit vorgeben. Wenn diese Ebene steht, kommt jede Zusatzmenge auf genau einem Weg in den Plan, als hinterlegte Aktion oder als Anpassung, damit sie nicht doppelt zählt. Dann lohnt der Blick auf die Spitzen: Jede Woche, in der der Absatzplan über der Kapazität liegt, wird vor der Zusage gegen die freie Kapazität davor und gegen das Haltbarkeitsfenster gerechnet. Reicht sie nicht, entscheiden Vertrieb und Produktion gemeinsam, welcher Plan nachgibt, solange die Zusage noch offen ist.

Weiterführende Quellen

1. Weber, J., Müller-Stewens, G. & Kirchgeorg, M. (2018): Absatzplanung, Gabler Wirtschaftslexikon

2. Kirchgeorg, M. & Müller-Stewens, G. (2018): Absatzplan, Gabler Wirtschaftslexikon

3. Wübbenhorst, K. (2018): Absatzprognose, Gabler Wirtschaftslexikon

4. Müller-Stewens, G. (2018): Ausgleichsgesetz der Planung, Gabler Wirtschaftslexikon

5. Schuh, G., Schmidt, C. & Bauhoff, F. (2014): Produktionsprogrammplanung, in: Schuh, G. & Schmidt, C. (Hrsg.): Produktionsmanagement, Springer Vieweg

6. Pauls-Worm, K. G. J., Hendrix, E. M. T., Haijema, R. & van der Vorst, J. G. A. J. (2014): Inventory control for a perishable product with non-stationary demand and service level constraints, International Journal of Production Economics 157, Preprint

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