Rollierende Absatzplanung: Wie oft der Plan überarbeitet werden muss

Rollierende Absatzplanung heißt, den Absatzplan in einem festen Rhythmus zu überarbeiten und dabei um eine Periode in die Zukunft fortzuschreiben, etwa jeden Monat oder jede Woche. Ein Beispiel: Der Vertrieb erfährt an einem Dienstag von einer Handelsaktion in vier Wochen, die Planungsrunde war am Montag. Die Information wartet auf die nächste Runde, und danach sind Bestellung oder Produktion für die folgenden Wochen schon festgelegt. Ob die Aktion rechtzeitig im Plan wirkt, entscheidet deshalb nicht die Häufigkeit allein, sondern das Zusammenspiel aus Rhythmus, festem Bereich und Vorwarnzeit.

Was ist rollierende Absatzplanung?

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt die rollende Planung als „Verfahren zur systematischen Aktualisierung und Konkretisierung der Pläne durch Fortschreibung“. Es erklärt sie am Beispiel von Jahresabschnitten: Nach Ablauf eines Jahres wird der Gesamtplan überarbeitet und das nächste Jahr detailliert geplant. In der Produktionsplanung können die Perioden kürzer sein. Schuh, Schmidt und Bauhoff (2014) schreiben über die Produktionsprogrammplanung, sie sei „eine rollierende Planung, die periodisch (bspw. monatlich) durchgeführt wird“. Ein bestimmter Rhythmus ist mit „bspw.“ nicht vorgegeben.

Vier Begriffe der rollierenden Absatzplanung beantworten verschiedene Fragen:

Den Planungshorizont definiert Gabler als „zeitlicher Endpunkt der Bezugszeit der Pläne“. Xie, Zhao und Lee (2003) trennen in ihren Simulationen der Produktionsplanung dieselben Größen: den Horizont, das eingefrorene Intervall („frozen interval“) und die Neuplanungsperiode, „the number of periods between successive replannings“. Wichtig für alles Folgende: Der feste Bereich gehört zu Bestellung oder Produktion, nicht zum Absatzplan. Der Absatzplan bliebe jederzeit änderbar, eine Änderung wirkt aber erst nach diesem Bereich.

Der Rechenlauf ist eine eigene Frage. Wird die Prognose täglich neu gerechnet, gehen neue Abverkaufsdaten ohne Planungsrunde ein, und eine Verschiebung im Niveau wird in den Ist-Daten sichtbar. Sie hat aber kein Datum und damit keine Vorwarnzeit; die Faustregel unten gilt nur für Änderungen mit Termin. Was in keinen Daten steht, etwa eine zugesagte Aktion, braucht dagegen eine Entscheidung in der Runde. Im Controlling steht der Rolling Forecast für die Überarbeitung von Plänen mit budgetärer Abbildung; dieser Artikel behandelt die Mengenplanung. Was in einen Absatzplan gehört und wie er mit der Produktion abgestimmt wird, zeigt der Artikel zur Absatzplanung beim Lebensmittelhersteller.

Rollierende Planung im Beispiel: Wie oft muss der Plan überarbeitet werden?

Die Werte sind gewählt, das Beispiel ist ein Denkmodell, die Ergebnisse sind rechnerisch. Annahmen: Die Planungsrunde findet am Wochenanfang statt. Der feste Bereich umfasst zwei Wochen ab der Runde, eine Änderung in der Runde von KW 16 wirkt also frühestens in KW 18. Im regulären Ablauf wartet eine neue Information, bis die nächste Runde den wirksamen Planwert ändert, also den Wert, mit dem Bestellung und Produktion weiterrechnen. Außerplanmäßige Anpassungen gibt es im Beispiel nicht.

Die Vorwarnzeit ist die Zeit zwischen dem Bekanntwerden einer Information und der Woche, in der Bestellung oder Produktion die Menge bereitstellen müssen, gezählt in Kalenderwochen. Bei einer Aktion kann diese Woche vor der Aktionswoche liegen, weil die Ware vor Aktionsbeginn beim Handel sein muss. Wann eine neue Information wirkt, hängt dann nur noch davon ab, wann sie im Rhythmus eintrifft:

Die kürzere Zeit gilt, wenn die Information kurz vor einer Runde eintrifft und die Runde sie noch verarbeitet, die längere, wenn sie direkt danach kommt. Zum Fall aus der Einleitung: Die Menge für eine Aktion muss in KW 18 bereitstehen, bekannt wird die Aktion am Dienstag von KW 14, nach der Runde. Die Vorwarnzeit beträgt vier Kalenderwochen. Bei Runden alle vier Wochen (KW 14, KW 18) ändert erst die Runde in KW 18 den Plan, wirksam wird die Änderung in KW 20, zwei Wochen zu spät. Bei Runden alle zwei Wochen (KW 14, KW 16) wirkt sie ab KW 18, gerade rechtzeitig. Bei wöchentlichen Runden wirkt sie ab KW 17, nach der Runde in KW 15.

Faustregel: Intervall plus fester Bereich

Aus dem Beispiel ergibt sich eine Faustregel, eigene Herleitung aus diesem Beispiel und nur für den regulären Ablauf: Sicher rechtzeitig ist eine Änderung, wenn Intervall plus fester Bereich höchstens so lang sind wie die Vorwarnzeit. Das setzt voraus, dass der feste Bereich ab der Runde zählt. Liegt der Bestellschluss einer Woche vor der Runde, kommt eine Woche hinzu.

Eigene Darstellung. Die Information wartet auf die nächste Runde, danach sind Bestellung oder Produktion noch festgelegt.

Für Händler entsteht der feste Bereich aus Bestellschluss und Wiederbeschaffungszeit, für Hersteller aus der Produktionsplanung. Die Vorwarnzeit liefert im Aktionsgeschäft der Zeitpunkt, an dem eine Aktion zugesagt oder gemeldet wird. Sie wird knapp, weil Aktionsware vor Aktionsbeginn beim Handel sein muss und sich bei kurzer Haltbarkeit nur begrenzt auf Vorrat produzieren lässt.

Die Prüffrage: Sind Intervall plus fester Bereich höchstens so lang wie die Vorwarnzeit unserer Aktionen?

Rollierende Absatzplanung: Warum häufiger nicht automatisch besser ist

Wer die Faustregel liest, könnte schließen: Wöchentlich planen, dann ist man auf der sicheren Seite. Häufigere Runden haben aber eigene Kosten, und sie lösen ein Problem nicht, das im festen Bereich liegt.

Mehr Runden, mehr Unruhe

Xie, Zhao und Lee (2003) erklären ein Ergebnis ihrer Simulationen der Produktionsplanung damit, was zwischen kurz aufeinander folgenden Runden passiert: „The more frequent are the replanning activities, the less additional demand information will become available to the planner“. Die Änderungen der Prognose stammen dann „mostly“ aus „random variations in the demand“, und die daraus folgenden Planänderungen verbessern den Servicegrad kaum. Zhao und Lee (1993) fanden in ihren Simulationen, dass seltenere Neuplanung Kosten und Planänderungen senkte: „A higher replanning periodicity results in a lower total cost, schedule instability, and a higher service level“.

Diese Ergebnisse stammen aus Modellen der Produktionsplanung mit wenigen Produkten, und Xie u. a. haben die Neuplanungsperiode nur bis zur Länge des eingefrorenen Intervalls verändert. Eine Empfehlung „so selten wie möglich“ geben sie nicht her.

Übertragen auf die rollierende Absatzplanung zeigen sie den Zielkonflikt, den Schlenkrich u. a. (2026) so zusammenfassen: „replanning periodicity and the frozen interval (F) govern the trade-off between stability and reactivity“. Wie sich ständige Planänderungen durch die Stufen der Produktion fortpflanzen, beschreibt der Artikel zur Produktionsplanung bei Frischware unter dem Stichwort Planungsnervosität. Dazu kommt der Aufwand: Bei vielen Artikeln kostet jede zusätzliche Runde Zeit, die für die Prüfung der Ausnahmen fehlt.

Frozen Zone: Ruhe gegen Reaktion

Der feste Bereich, englisch auch „Frozen Zone“, schützt Bestellung und Produktion vor ständigen Änderungen. Zhao und Lee (1993) halten den Preis dafür bei unsicherer Nachfrage fest: „a higher freezing proportion often results in a higher cost, and a lower service level, while reducing schedule instability“. Ein langer fester Bereich bringt also Ruhe und verlängert zugleich die Zeit, bis eine Änderung wirkt.

Ist die Vorwarnzeit kürzer als der feste Bereich, hilft kein Rhythmus: Selbst eine Runde am selben Tag ändert nur Wochen, die schon festgelegt sind. Dann bleibt nur eine Änderung außerhalb des regulären Ablaufs, etwa eine Eilbestellung oder eine Umplanung in der Produktion, mit ihren Kosten, oder der Verzicht auf einen Teil der Aktionsmenge.

Erfassen ist nicht entscheiden

Zwei Abläufe sehen ähnlich aus und folgen verschiedenen Regeln. Im ersten wird die Information sofort erfasst, etwa als Notiz zur Aktion, und in der nächsten Runde regulär entschieden. Dann gilt die Faustregel, denn die Wartezeit bis zur Runde bleibt. Im zweiten wird der wirksame Planwert sofort und außerplanmäßig angepasst. Die Wartezeit entfällt, die Faustregel gilt nicht, und die Ausnahme braucht eine Begründung, die später nachvollziehbar ist. Wie man eine Zusage so festhält, dass sie sich prüfen lässt, zeigt der Artikel zur Planungsprämisse.

Täglich gerechnet, im Rhythmus festgesetzt: rollierende Planung mit Circly

Im Beispiel laufen zwei Takte nebeneinander: der Rechenlauf der Prognose und die Planungsrunde. In Circly Absatzprognosen gilt für den ersten: „Circly greift via API auf die ERP-Daten des Kunden zu und berechnet täglich vollautomatisch eine Absatzprognose für jeden aktiven Artikel.“ Und: „Aktionen und Sonderereignisse können manuell hinterlegt werden und fließen direkt ins Modell ein.“ Eine hinterlegte Aktion ändert die Prognose also ab dem nächsten Rechenlauf, den wirksamen Planwert aber nur in Wochen, die nicht festgesetzt sind. Sie gehört deshalb in die Runde, oder sie ist die begründete Ausnahme aus dem vorigen Abschnitt.

Für den zweiten Takt gibt es Circly Absatzplanung: „Planer passen die automatisch berechnete Absatzprognose gezielt an und frieren die angepassten Werte ein, damit der nächste Rechenlauf sie nicht überschreibt. Geplant wird im Wochen- oder Monatsraster auf Artikelebene und, bei Multi-Channel-Kunden, zusätzlich je Abnehmer oder Standort.“ Und: „Der ursprüngliche KI-Wert bleibt neben dem Planwert sichtbar, jede Änderung ist im Audit-Log nachvollziehbar.“ Für die Runde zum Monatsende ist der Monatsabschluss gedacht: „Mehrere Kalenderwochen werden in einem Zug festgeschrieben, damit die Produktionsplanung für den kommenden Zeitraum eine feste Grundlage hat.“

Ein festgesetzter Planwert ist dabei kein fester Bereich von Bestellung oder Produktion. Er hält den Wert gegen den nächsten Rechenlauf fest; ob und bis wann Bestellung oder Produktion noch geändert werden können, legen diese Prozesse selbst fest.

Fazit

Wie oft die rollierende Absatzplanung den Plan überarbeiten muss, lässt sich erst beantworten, wenn zwei andere Größen feststehen. Zuerst die Vorwarnzeit: Wie früh werden Aktionen und andere Änderungen in Ihrem Geschäft bekannt? Dann der feste Bereich: Wie lange sind Bestellung oder Produktion nicht mehr regulär änderbar? Aus beiden folgt, wie lang das Intervall der Planungsrunde höchstens sein darf: Intervall plus fester Bereich müssen in die Vorwarnzeit passen. Wie lang es innerhalb dieser Grenze sein soll, entscheiden Aufwand und Unruhe im Plan.

Erst dann lohnt die Regel für Ausnahmen: welche Information außerplanmäßig wirken darf und wie sie begründet wird. Wie die Runde selbst zur Routine wird, beschreibt der Artikel zu S&OP im Mittelstand.

Weiterführende Quellen

1. Müller-Stewens, G. (2018): rollende Planung, Gabler Wirtschaftslexikon

2. Müller-Stewens, G. (2018): Planungshorizont, Gabler Wirtschaftslexikon

3. Xie, J., Zhao, X. & Lee, T. S. (2003): Freezing the master production schedule under single resource constraint and demand uncertainty, International Journal of Production Economics 83(1)

4. Zhao, X. & Lee, T. S. (1993): Freezing the master production schedule for material requirements planning systems under demand uncertainty, Journal of Operations Management 11(2)

5. Schuh, G., Schmidt, C. & Bauhoff, F. (2014): Produktionsprogrammplanung, in: Schuh, G. & Schmidt, C. (Hrsg.): Produktionsmanagement, Springer Vieweg

6. Schlenkrich, M., Seiringer, W., Altendorfer, K. & Parragh, S. N. (2026): Enhancing Rolling Horizon Production Planning Through Stochastic Optimization Evaluated by Means of Simulation, arXiv-Preprint 2402.14506v3

7. Waniczek, M. (o. J.): Rollierende Planung oder Rolling Forecast: Was ist neu daran?, controllingportal.de

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