Planungsprämisse: Definition, Beispiele und Dokumentation in der Absatzplanung

Der Planer ist im Urlaub, und seine Vertretung findet für einen Artikel 1.600 Kartons im Plan, die Prognose sagt 1.000. In der Zelle daneben steht „Aktion“. Welche Aktion, bei welchem Kunden, und ist sie bestätigt? Die Antwort steckt in einer Planungsprämisse, also in der Annahme über eine Bedingung, die das Unternehmen nicht selbst entscheidet und auf der die Planzahl beruht. Gleichbedeutend ist von Planungsannahmen die Rede; die Grundsätze ordnungsgemäßer Planung des BDU, ein Beratungsstandard, halten fest, dass sich aus einer Planung erkennen lassen muss, „ob Prämissen plausibel sind“. Wo Annahmen im Demand Planning ihren Platz haben, ist beschrieben; offen bleibt, wie eine einzelne Prämisse aussehen muss.

Was ist eine Planungsprämisse?

Eine Planungsprämisse beschreibt eine Bedingung, von der der Plan ausgeht, ohne dass das Unternehmen sie selbst in der Hand hat. Drei Fragen klären den Begriff: was die Lehrbuchdefinition sagt, wo die Grenze zu eigenen Maßnahmen verläuft, und wie Prämissen in der Absatzplanung konkret aussehen.

Planungsprämisse: Definition

Im Planungsprozess werden laut Grabe und Vanini (2010) „die externen und internen Rahmenbedingungen, die das Unternehmen während der Planungsperiode nicht beeinflussen kann, bestimmt (Planungsprämissen)“. Das Controlling-Prozessmodell der International Group of Controlling fasst sie als „notwendige Annahmen über nicht beeinflussbare, aber planungsrelevante Rahmenbedingungen“.

In der Absatzplanung sind das vor allem Annahmen über Kunden, Sortiment, Wettbewerb und Kalender. Manche davon verändern die geplante Menge, etwa eine zugesagte Aktion beim Handelskunden. Andere beschreiben nur die Bedingung, unter der die Prognose weiter gilt, etwa einen unveränderten Listenpreis. Für die erste Art lohnt ein eigener Begriff: die Mengenwirkung, also die Planänderung gegenüber der Prognose zum Zeitpunkt der Planung, die auf diese eine Prämisse zurückgeht.

Prämisse oder eigene Maßnahme

Das Gabler Wirtschaftslexikon nennt zwei Grundlagen: „Der Absatzplanung liegt der geplante Einsatz der marketingpolitischen Instrumente sowie die Einschätzung des Konkurrenz- und Kundenverhaltens zugrunde.“ Nur die zweite Hälfte ist im strengen Sinn eine Prämisse. Eine eigene Preissenkung oder eine eigene Werbemaßnahme entscheidet das Unternehmen selbst. Ob ein Handelskunde eine Aktion fährt, entscheidet der Kunde, auch wenn sie mitverhandelt wurde; ob ein Wettbewerber ausgelistet wird, entscheidet das Unternehmen gar nicht.

In der Praxis werden beide gleich festgehalten, weil beide die Planzahl tragen und beide sich als falsch herausstellen können. Die Unterscheidung hilft aber bei der Prüfung: Fällt eine eigene Maßnahme weg, weiß es jemand im Haus, wenn auch nicht unbedingt die Planung; fällt eine Prämisse weg, muss es erst jemand bemerken. Annahmen über die eigene Produktionskapazität beim Hersteller betreffen die Versorgung und nicht den Absatz und gehören in die Produktionsplanung. Begrenzt die Kapazität allerdings den Absatz, zeigt das Ist nicht mehr die Nachfrage.

Planungsprämissen: Beispiele

Brauchbar wird eine Prämisse erst, wenn sie sich als zutreffend oder falsch erweisen kann. Die Beispiele zeigen den Unterschied, Namen und Wochen sind gewählt:

Die vage Fassung lässt sich weder bestätigen noch widerlegen. Die prüfbare nennt Objekt, Zeitraum und ein Ereignis, das eintritt oder ausbleibt. Bei einem Neuartikel ohne Historie und ohne Vergleichsartikel gibt es keine Prognose, gegen die sich eine Mengenwirkung abgrenzen ließe; dort ist der ganze Plan Prämisse, und wie sich damit planen lässt, beschreibt der Artikel zur Prognose für Neuartikel.

Wie dokumentiert man Planungsprämissen?

Eine Prämisse ist dokumentiert, wenn ein anderer sie ohne Rückfrage prüfen kann. Dafür braucht es eine feste Form, eine klare Abgrenzung zur Prognose und einen Termin, an dem geprüft wird. Am Ende zeigt ein Rechenbeispiel, was die Mühe bringt.

Sechs Angaben je Prämisse

Die BDU-Grundsätze sehen eine Dokumentation vor, mit der Erstellung und Kontrolle der Planung „für einen sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit nachvollziehbar sind“, und beschreiben als bewährt die „tabellarische Dokumentation von ‚Prämissensets‘“. Ein Prämissenset ist hier die Liste aller Prämissen eines Plans; der BDU gliedert nach Teilplänen und Planungsobjekt. Für die Absatzplanung genügen je Eintrag sechs Angaben:

1. Planungsobjekt: Artikel, wo nötig zusätzlich der Abnehmer

2. Annahme als prüfbare Aussage: was eintreten muss, damit die Planzahl stimmt

3. Wirkungszeitraum: die Wochen oder Monate, in denen die Menge im eigenen Absatz anfällt; bei Aktionen im Handel können die Lieferwochen vor den Aktionswochen liegen

4. Mengenwirkung in Stück oder Kartons und wo sie im Plan steht, in der Prognose hinterlegt oder festgesetzt, oder der Vermerk „keine eigene Menge“

5. Quelle und zuständige Stelle: woher die Information stammt und wer sie verantwortet

6. Prüftermin mit Prüfkriterium: wann geprüft wird und woran sich zeigt, ob sie noch gilt

Das Prozessmodell der IGC empfiehlt, Prämissen „zentral, d.h. durch eine verantwortliche Fachabteilung“ festzulegen, und hält parallele Annahmen für „nicht zweckmäßig“. Setzen Vertrieb und Disposition für denselben Artikel unterschiedliche Prämissen, macht das Prämissenset den Widerspruch sichtbar; entschieden wird er in der Abstimmung, wie sie der Artikel zu Sales & Operations Planning beschreibt.

Nur festhalten, was die Prognose noch nicht kennt

Eine statistische Prognose lernt aus der Historie. Wiederkehrende Aktionen, Saisonverläufe und Feiertage stecken je nach Verfahren schon in ihr. Zeigt die Prognose für eine Osterwoche bereits einen Ausschlag, und der Planer schreibt „Ostern +300“ dazu, ist derselbe Effekt zweimal im Plan.

Die Regel daraus: Als Mengenwirkung gilt nur die Differenz zu dem, was die Prognose erkennbar schon enthält. Eine zugesagte Aktion, die es so noch nie gab und die nicht in der Prognose hinterlegt ist, zählt mit ihrer ganzen Menge. Eine Aktion im gewohnten Rhythmus bleibt eine Prämisse mit Prüftermin; als Mengenwirkung zählt nur, was sie vom Üblichen abweicht, und fällt sie aus, wird die Mengenwirkung negativ. Ob ein Modell Aktionen erkennt, hängt davon ab, ob sie in den Daten gekennzeichnet sind, wie der Artikel zu Aktionen in der Absatzprognose zeigt. Bei wandernden Feiertagen wie Ostern, das 2026 in KW 14 und 2027 in KW 12 liegt, kommt es darauf an, ob das Verfahren den Termin kennt oder nur die Kalenderwoche des Vorjahres fortschreibt; die Methoden dazu vergleicht der Artikel zu Saisonalität in der Prognose.

Prüftermin vor dem letzten Bestelltermin

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt die Prämissenkontrolle für die strategische Planung: Sie „überprüft die fortbestehende Gültigkeit der den strategischen Plänen zugrunde gelegten Prämissen“. Übertragen auf die Absatzplanung heißt das: Jede Prämisse bekommt einen Termin, an dem jemand nachsieht, ob sie noch gilt, auch eine ohne eigene Menge.

Wann dieser Termin liegt, bestimmt die Versorgung. Er muss vor dem letzten Zeitpunkt liegen, an dem sich die Menge noch ändern lässt: vor dem Bestellschluss beim Lieferanten oder, beim Hersteller, vor der Einplanung der Produktion, bei knapper Kapazität vor der Vorproduktion. Erlauben Rücknahme- oder Kommissionsvereinbarungen spätere Änderungen, liegt dieser Punkt später. Kommt die Bestätigung erst danach, wird über die Menge unter Unsicherheit entschieden, und das Prämissenset hält dieses Risiko fest. Ein späterer Prüftermin ändert die Menge für den laufenden Zeitraum nicht mehr, wohl aber für die folgenden; bei Ware mit kurzer Mindesthaltbarkeit kann eine zu große Aktionsmenge bis dahin unverkäuflich geworden sein.

Nicht jede Prämissenänderung verlangt eine Planänderung; auch Horváth u. a. (2020) halten für das Budget fest, man werde „abwägen, wann die Prämissenveränderungen so erheblich sind“, dass sich eine Anpassung lohnt.

Was die getrennte Mengenwirkung zeigt

Ein Rechenbeispiel mit gewählten Werten: Die Prognose für Artikel Y beim Abnehmer X liegt in KW 14 und 15 des Jahres 2027 bei je 500 Kartons, zusammen 1.000; Feiertage sind im Beispiel ausgeklammert. Die Prämisse lautet auf eine Aktion mit 600 Kartons Mengenwirkung, der Plan steht damit bei 1.600. Verkauft werden 1.150 Kartons, also 450 weniger als geplant, rund 28 Prozent des Plans.

Fall A, die Aktion fand statt. Lag die übrige Nachfrage wie prognostiziert bei 1.000 Kartons und war die Ware lieferbar, brachte die Aktion 150 statt 600. Das ist eine Näherung, denn die Nachfrage ohne Aktion lässt sich in einer Aktionswoche nicht beobachten. Sie zeigt trotzdem, wo nachzufassen ist: bei der Mengenzusage, nicht bei der Prognose.

Fall B, die Aktion wurde auf KW 18 und 19 verschoben. Dann liegt das Ist 150 Kartons über der Prognose, also 15 Prozent, und die 600 gehören in KW 18 und 19, je 300 Kartons. Der Prüftermin KW 11 hätte das vor dem letzten Bestelltermin gezeigt, sofern die Verschiebung bis dahin feststand und der Bestellschluss für KW 14 danach lag.

Ohne getrennte Mengenwirkung sehen beide Fälle gleich aus: 1.600 geplant, 1.150 verkauft. Wirken zwei Prämissen in derselben Woche, etwa eine Aktion und ein Feiertag, grenzt die Trennung die Ursache nur ein, sie beweist sie nicht. Ob Pläne systematisch in eine Richtung danebenliegen, zeigt die Messung von Fehler und Bias, wie sie der Artikel zur Forecast Accuracy beschreibt.

Was ein Planungssystem bei Planungsprämissen abnimmt, und was nicht

Circly Absatzplanung ist „die Planungsebene zwischen Prognose und Bestellung“, und genau dort sitzt die Prämisse. Das System trägt ihre Mengenseite; die Aussage selbst bleibt im Prämissenset. Die drei Schritte aus dem vorigen Abschnitt finden sich so wieder.

Hinterlegen oder festsetzen

Zuerst die Frage aus „Nur festhalten, was die Prognose noch nicht kennt“. In Circly Absatzprognosen gilt: „Die Prognose berücksichtigt Saisonalität, Trends, Kalendereffekte, Feiertage, Aktionsmuster und Ausreißer.“ Und: „Aktionen und Sonderereignisse können manuell hinterlegt werden und fließen direkt ins Modell ein.“ Ist eine Aktion so hinterlegt, rechnet die Prognose ihren Effekt selbst; eine zusätzliche Mengenwirkung im Plan braucht es dann nicht, wohl aber einen Prüftermin wie bei jeder anderen Prämisse.

Eine Vertriebszusage mit Menge geht den anderen Weg: Ist die Abnehmerebene freigeschaltet, wird die zusätzliche Menge für den betreffenden Abnehmer und Zeitraum festgesetzt, und das übrige Geschäft rechnet automatisch weiter. Für jede Prämisse gilt ein Weg, nicht beide; welcher, steht im Prämissenset.

Mengenseite im System, Aussage im Prämissenset

„Planer passen die automatisch berechnete Absatzprognose gezielt an und frieren die angepassten Werte ein, damit der nächste Rechenlauf sie nicht überschreibt.“ Im Produkt heißt das Einfrieren Festsetzen. „Geplant wird im Wochen- oder Monatsraster auf Artikelebene und, bei Multi-Channel-Kunden, zusätzlich je Abnehmer oder Standort.“ „Eine Anpassung auf Artikelebene verteilt sich proportional auf alle nicht eingefrorenen Abnehmer.“ Eine Prämisse, die nur einen Abnehmer betrifft, gehört deshalb auf dessen Ebene. Die Anpassung lässt sich absolut, als Differenz oder prozentual eingeben. Wirkt in einer Woche nur eine Prämisse, entspricht die Differenz ihrer Mengenwirkung; wirken zwei, steht im System ihre Summe, und die Aufteilung steht im Prämissenset.

„Der ursprüngliche KI-Wert bleibt neben dem Planwert sichtbar, jede Änderung ist im Audit-Log nachvollziehbar.“ Für die Vertretung aus der Einleitung heißt das: Sie sieht, was gesetzt wurde und in welcher Höhe vom Modell abgewichen wurde. Welche Aktion dahintersteht, bei wem und bis wann sie bestätigt sein muss, steht im Prämissenset.

Festgesetzt heißt wirksam bis zum Lösen

Ein festgesetzter Wert übersteht die folgenden Rechenläufe, bis jemand ihn löst, auch wenn die Prämisse dahinter längst weggefallen ist. Wer zusätzlich Circly Bestellvorschläge nutzt, sollte das wissen: Der Bestellvorschlag liest immer den wirksamen Planwert, nicht die ursprüngliche Prognose. Eine überholte Prämisse wirkt damit bis in den Bestellvorschlag, solange niemand den Wert löst.

Am Prüftermin ist deshalb auch im System etwas zu tun. Im Fall B werden die Werte für KW 14 und 15 bei Abnehmer X gelöst und die 600 Kartons in KW 18 und 19 festgesetzt. Der Filter „nur festgesetzte Werte“ zeigt vor jedem Prüftermin, welche Werte festgesetzt sind; das sind die Kandidaten für die Prüfung.

Fazit

Formulieren Sie jede Prämisse zuerst so, dass sie sich als falsch herausstellen kann. Klären Sie dann, ob die Prognose den Effekt schon kennt, und halten Sie nur die Differenz als Mengenwirkung fest. Erst dann gehört die Menge in den Plan.

Den Prüftermin legen Sie vor den letzten Bestelltermin, statt ihn an den Monatsrhythmus zu hängen. Und nach dem Zeitraum gleichen Sie Prognose, Mengenwirkung und Ist getrennt ab: Erst dieser Abgleich grenzt ein, ob die Zusage, das Timing oder die Prognose danebenlag, und welche Prämisse beim nächsten Mal anders formuliert gehört.

Weiterführende Quellen

1. Grabe, J. & Vanini, U. (2010): Planungsprozess, NWB Datenbank

2. BDU (2022): Grundsätze ordnungsgemäßer Planung (GoP), Version 3.0

3. International Group of Controlling (2017): Controlling-Prozessmodell 2.0, 2. Auflage, Haufe-Lexware

4. Gabler Wirtschaftslexikon (2018): Absatzplanung

5. Weber, J. (2018): Prämissenkontrolle, Gabler Wirtschaftslexikon

6. Horváth, P., Gleich, R. & Seiter, M. (2020): Controlling, 14. Auflage, Vahlen, Leseprobe

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