Disposition im Mittelstand: Was passiert, wenn der Disponent ausfällt?

Ein Blick in die Branchenzahlen hilft an dieser Stelle nur begrenzt: In der Erhebung des BV GFGH entfielen 2026 51,4 Prozent der gemeldeten Vakanzen auf Fahrerinnen und Fahrer; die BVL-Studie „Trends und Strategien 2025/26“ mit mehr als 200 teilnehmenden Unternehmen aus Produktion, Logistik und Handel führt den Mangel an qualifiziertem Personal auf Rang 15 der Trendthemen. Beide Erhebungen messen Vakanzen beziehungsweise die Relevanz von Trends, nicht die Verteilung von Entscheidungswissen innerhalb eines einzelnen Unternehmens.

Woran Sie erkennen, dass eine Vertretung eingearbeitet ist

Einarbeitung zeigt sich nicht daran, dass jemand schon einmal zugesehen hat. Ein aussagekräftigerer Test ist eine vollständige Bestellwoche, in der die Vertretung selbst entscheidet, Rückfragen von Lieferanten beantwortet und kurzfristige Korrekturen bearbeitet. Auch dieser Test beweist noch nicht, dass jeder Ausnahmefall abgedeckt ist. Er macht aber sichtbar, wo Wissen, Rechte oder Übung fehlen.

Der Unterschied zwischen Zusehen und Verantworten zeigt sich besonders bei Artikeln, deren Ausschläge aus der Absatzhistorie allein nicht verständlich werden. Bei Wein, Sekt oder Spirituosen kann hinter einer ungewöhnlich hohen Menge etwa die Sonderbestellung eines Kunden für eine Veranstaltung stehen. Die Vertretung sieht zunächst nur die Zahlenreihe. Die Information zum Anlass muss deshalb entweder dokumentiert oder gezielt übergeben werden.

Dasselbe gilt für kurzfristige Wettereffekte. Wie sie systematisch in die Planung einfließen können, zeigt der Beitrag zur Wetterprognose im Getränkeabsatz.

Prüffrage: Wann hat Ihre Vertretung zuletzt eigenständig für eine volle Woche disponiert?

Warum Kapazität zur Arbeitsfähigkeit gehört

Eine Vertretung hat eine eigene Rolle. Übernimmt sie zusätzlich die Disposition, muss entweder ein Teil ihrer bisherigen Arbeit warten oder von einer weiteren Person übernommen werden. Besonders in der Saisonspitze zwischen April und Oktober kann fehlende Kapazität deshalb eine formal saubere Vertretungsregelung praktisch unwirksam machen.

Andernfalls kann ein Effekt entstehen, der von außen wie Nachlässigkeit wirkt: Die Vertretung arbeitet die Bestellvorschläge ab, prüft sie unter Zeitdruck aber weniger gründlich, weil die eigene Arbeit parallel weiterläuft. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, wer übernimmt, sondern auch, welche bisherigen Aufgaben dieser Person währenddessen entfallen.

Prüffrage: Welche Aufgaben der Vertretung entfallen währenddessen, und wer übernimmt sie?

Welche Entscheidungen auch dann beim Hauptdisponenten bleiben

Ein Teil der Entscheidungen lässt sich nicht vollständig in feste Regeln übersetzen, und ein ehrlicher Übergabeplan berücksichtigt das. Ob ein neuer Craft-Beer-Lieferant zuverlässig liefert, ob ein Kunde seine Bestellmenge dauerhaft erhöht oder nur eine Veranstaltung überbrückt, ob eine Aktion im Markt tatsächlich anläuft: Das sind Einschätzungen, keine reinen Rechenregeln.

Diese Fälle lassen sich eingrenzen, statt sie zu ignorieren. Wenn klar ist, welche Warengruppen und welche Lieferanten in diese Kategorie fallen, kann die Vertretung sie kennzeichnen und eskalieren, statt sie zu raten. Für saisonale Schwankungen im Lager gilt dasselbe Prinzip wie für die Kalibrierung des Sicherheitsbestands bei saisonalen Artikeln: Erst wenn die Ausnahmen benannt sind, lässt sich der Rest systematisch behandeln.

Praktisch kann daraus vor der Abwesenheit eine kurze Liste entstehen: Welche Lieferanten sind neu, welche Kunden haben ihre Mengen zuletzt verändert, welche Aktionen laufen im Vertretungszeitraum an? Die Vertretung entscheidet diese Fälle nicht allein, sondern gibt sie an eine vorab benannte zweite Instanz weiter. So bleibt der Hauptdisponent im Urlaub tatsächlich außen vor.

Prüffrage: Welche Artikelgruppe würden Sie einer Vertretung nicht allein überlassen, und woran liegt das?

Wie Sie die Übergabe vor der Saison testen

Alle drei Bedingungen lassen sich zunächst auf dem Papier prüfen. Ob sie tatsächlich tragen, zeigt erst ein Probelauf in einem ruhigen Zeitraum vor der eigenen Saisonspitze. Unter Volllast prüft der Test eher die Belastbarkeit der Beteiligten als die Qualität der Übergabe.

Der Probelauf über einige Tage außerhalb der Spitze

Zuerst wird geklärt, wer namentlich freigeben darf, wer Portalzugang hat und wo Kredit- und Freigabelimits dokumentiert sind. Für eine erste Bestandsaufnahme kann eine Stunde genügen. Sie macht Lücken sichtbar, schließt sie aber noch nicht.

Danach disponiert die Vertretung probeweise drei bis fünf Tage eigenständig. Dieser Zeitraum ist ein pragmatischer Testkorridor, kein fachlicher Standard. Der Hauptdisponent beobachtet, greift nur bei einer voraussichtlich falschen Bestellung ein und notiert jede Korrektur. Die Notizen bilden den Ausgangspunkt für eine Liste aus Schulungsbedarf, fehlenden Zugängen und bislang undokumentierten Regeln.

Wer das Verfahren verdichten will, nimmt sich anschließend die zwanzig umsatzstärksten Artikel vor. Hauptdisponent und Vertretung schreiben getrennt voneinander auf, warum die jeweilige Bestellmenge so gewählt wird. Zwanzig Artikel und zwei Sätze pro Artikel sind eine bewusst gewählte Arbeitsprobe und kein fachlicher Standard. Sie sollen zeigen, wie viel sich überhaupt schriftlich fassen lässt.

Dabei kann beim Disponenten der Eindruck entstehen, er solle genau das Wissen dokumentieren, das seinen besonderen Wert ausmacht. Das ist eine verständliche Reaktion. Die Dokumentation ersetzt sein Urteilsvermögen jedoch nicht. Sie macht Routineentscheidungen übergabefähig und verhindert, dass jede Ausnahme während seiner Abwesenheit wieder bei ihm landet.

Prüffrage: Was müsste Ihr Hauptdisponent in diesen Tagen korrigieren?

Was die Auswertung zeigt und was sie nicht zeigt

Liegt bereits eine längere Abwesenheit zurück, etwa ein Urlaub, liegt der Vergleich dieser Wochen mit anderen nahe. Er verlangt aber Sorgfalt. Verglichen werden dürfen nur strukturell ähnliche Zeiträume, und Aktionen, Veranstaltungen und Lieferstörungen im Vergleichszeitraum gehören sichtbar auf den Tisch. Was in der Auswertung als Fehlmenge und was als Überbestand zählt, wird vorher mit einer konkreten Kennzahl definiert. Ohne diese Festlegung sind die Begriffe nicht einheitlich messbar. Neben den Beständen lohnt der Blick auf Eilbestellungen, manuelle Korrekturen und auffällige Reichweiten.

Auch dann gilt: Der Vergleich zeigt, ob während der Abwesenheit auffällige Abweichungen auftraten. Er grenzt die Ursache noch nicht eindeutig ein. Ein verregnetes Wochenende kann für einen Überbestand ebenso eine Erklärung sein wie eine abweichende Bestellentscheidung während der Vertretung. Wo die Automatik in der Spitze ohnehin an Grenzen stößt, ist im Artikel zum Versagen automatischer Disposition bei Events und Wetter beschrieben.

Was sich stabil als Regel formulieren und laufend pflegen lässt, ist ein Kandidat für die systemseitige Abbildung. Das Fraunhofer IML hält für die Praxis fest, dass Dispositionsverfahren und deren Parameter oft nur in großen Zeitabständen angepasst werden. Wo das zutrifft, sollte geprüft werden, über welchen Prozess aktuelle Veränderungen trotzdem in die Mengenentscheidung einfließen. Erst danach ist sinnvoll zu entscheiden, welche Regeln eine automatische Disposition abbilden kann oder welcher Teil eines Bestellvorschlags sich automatisieren lässt.

Genau hier setzen Circly Bestellvorschläge an, die Prognose, Lagerbestand, Lieferzeit, Sicherheitsbestand, offene Bestellungen und Lieferantenrestriktionen (MOQ, BOQ, Mindestbestellwert, Gewichtsvorgaben, Lieferrhythmus) in einer einzigen Bestellmenge zusammenführen. Der Disponent prüft und gibt frei. Keine Bestellung verlässt das System ohne ausdrückliche Bestätigung. Jeder Vorschlag zeigt Bestand, Reichweite, Lieferzeit, Prognose und Lieferantenrestriktionen. Damit sieht eine Vertretung dieselbe systemseitige Entscheidungsgrundlage wie der Hauptdisponent. Nicht dokumentierte Kunden-, Lieferanten- oder Aktionsinformationen ersetzt das nicht.

Dieses Prinzip, „Human in the Loop“, ist bewusst so gewählt. Disponenten tragen implizites Wissen, das nicht im System steht, sie erkennen Datenqualitätsprobleme, und sie tragen wirtschaftliche Verantwortung für Bestellentscheidungen. Ein System entlastet sie, es ersetzt ihr Urteilsvermögen nicht.

Prüffrage: Welche Aktionen und Veranstaltungen lagen im Vergleichszeitraum, den Sie heranziehen wollen?

Fazit: Der Test kommt vor der Entscheidung

Solange niemand geprüft hat, ob die Vertretung übernehmen kann, ist jede Diskussion darüber eine Frage des Bauchgefühls. Ist die Prüfung gemacht, liegen drei konkrete Ergebnisse vor: eine Übersicht zu Befugnissen, Zugängen und verfügbarer Kapazität, eine Liste der Korrekturen aus dem Probelauf und eine Einschätzung, welche Entscheidungen Urteilssache bleiben.

Erst mit diesen drei Listen lässt sich beurteilen, ob Systemunterstützung der nächste sinnvolle Schritt ist und welchen Teil sie überhaupt abdecken würde. Wer die Reihenfolge umdreht und mit der Software beginnt, kauft eine Lösung für ein Problem, dessen Umfang er nicht kennt. Der Probelauf lässt sich für einen ruhigen Zeitraum vor der eigenen Saisonspitze ansetzen. Für die erste Prüfung von Vollmachten und Zugängen genügt zunächst ein gemeinsamer Termin mit Hauptdisponent, Vertretung und Geschäftsführung.

Weiterführende Quellen

1. BV GFGH (2026): Konjunkturumfrage 2026 des BV GFGH

2. BVL (2026): Trends und Strategien in Logistik und Supply Chain Management 2025/26

3. Fraunhofer IML: Dynamische Bestandsdisposition und robustes Service-Level-Management

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