Bestellvorschlag mit Excel: Wann das Limit erreicht ist und wie Sie es merken

Excel ist für viele Unternehmen der absolute Standard – ein Multitool für diverse Aufgabenbereiche und die erste Wahl für die Supply-Chain-Planung. Das ist durchaus nachvollziehbar, da das System kostengünstig ist, maximale Freiheit bei der Gestaltung sowie die Möglichkeit für einfache Programme auf Formelbasis bietet. Doch mit zunehmendem Einsatz steigt auch die Komplexität. Während die Tabellen bei 50 Artikeln noch einigermaßen überschaubar sind, führt eine Anzahl von 500 oder 5.000 SKUs (Stock Keeping Units) zu einem risikoreichen Phänomen: der sogenannten Fehlerpropagation. 

Das Fraunhofer IML bezifferte 2023 den Anteil an Rechen- oder Logikfehlern in komplexen Tabellen in der Logistik auf 90 %. Dabei ist der Moment, ab welchem Excel von einem nützlichen Tool zu einer Belastung wird, schleichend und nicht punktuell. Die Auswirkungen sind neben hohen Beständen auch Fehlmengen und eine massive Überlastung des Personals. 

Quelle: Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik (IML) (2023): Studie zur Resilienz und Digitalisierung in der mittelständischen Logistik 

Perspektive 1: Für wen Excel in der Disposition ausreicht und wo die funktionalen Grenzen liegen 

Die seit vielen Jahren fortschreitende Digitalisierung konnte Excel als Werkzeug die Daseinsberechtigung nicht nehmen. Als größte Stärke erweisen sich die unmittelbare Verfügbarkeit und eine breite Kenntnis der Funktionen des Systems. 

Bei einem kompakten Sortiment mit weniger als 300 Artikeln, einer gleichmäßigen Nachfrage sowie Lieferbeziehungen, die fern von hoher Komplexität sind, kann man mit einer gut gepflegten Tabelle ein durchaus schlagkräftiges Instrument haben. In dieser Konstellation überwiegen die Vorteile der schnellen Verfügbarkeit die Nachteile der starren Logik. 

Valider Einsatz von Excel bei Stabilität in der Nachfrage eines überschaubaren Sortiments  

Vor allem dort, wo Planer die Komplexität noch selbst erfassen können, spielt Excel seine Stärken aus. Wenn zum Beispiel tägliche Abverkäufe keine extremen Sprünge machen und das Einhalten von Lieferantenterminen der Regelfall ist, ist eine manuelle Zeitreihenanalyse in der Tabelle absolut valide. Für viele mittelständische Unternehmen ist das Alltag. Die Tabelle dient zur Kalkulation, die sich grundsätzlich in überschaubarem Maße ändert. 

Die Gefahr in diesem Zusammenhang besteht grundsätzlich in einer mangelnden Pflege der Dispositionsparameter, die ein systematisches Problem darstellen kann. 

Eine Person, eine Tabelle, ein Prozess – und die Risiken der Abhängigkeit 

Ein zentrales Problem beim Einsatz von Excel in der Disposition ist laut Fraunhofer meist nicht die Software an sich, sondern die Abhängigkeit von einzelnen Personen. 

Über Jahre werden von Experten im Unternehmen verschachtelte Formeln über mehrere Tabellenblätter sowie Makros aufgebaut – bis zu einem Punkt, an dem selbst die Urheber keinen Überblick mehr haben. Oft funktionieren diese Tabellen nur so lange, wie die betreffenden Personen im Unternehmen sind. Befinden sich diese im Urlaub, sind sie krank oder durch Kündigung nicht mehr verfügbar, wird die Tabelle zur unlesbaren „Blackbox“ für alle Nachfolger. Das Problem dieses systemischen Risikos ist primär, dass es erst erkannt wird, wenn es zu spät ist und die Disposition zum Erliegen kommt. 

Perspektive 2: Kritische Kipppunkte: Wann Excel in der Disposition riskant wird 

Der Moment, an dem der Übergang vom nützlichen Werkzeug zum gefährlichen Risiko passiert, ist schleichend – ein Prozess, der jedoch durch spezifische Belastungsgrenzen oder Kipppunkte markiert wird. Wer diese kennt, kann rechtzeitig gegensteuern, ohne sein Unternehmen durch Fehlbestände oder überfüllte Lager zu belasten. 

Kipppunkt 1: Die Dauer der Tabellenwartung konkurriert mit der Einsparung durch die Planung 

Das erste Warnsignal sollte sich an der Zeit bemessen, die Sie pro Woche mit der Analyse von Markttrends oder dem Kopieren von Datenfeldern verbringen. Verbringt ein Disponent wöchentlich mehr als einen halben Arbeitstag mit der Pflege einer Liste, stimmt das Verhältnis von Aufwand und Nutzen nicht mehr. Die Tabelle ist dann keine Planungshilfe mehr, sondern nur noch ein Beleg für Ineffizienz. 

Prüffrage: Ist die Zeit, die Sie für das Pflegen der Tabelle aufwenden, nicht sinnvoller in strategische Lieferantenentwicklungen investiert? 

Kipppunkt 2: Der Rattenschwanz des Formelfehlers 

Ein weitverbreitetes Phänomen bei verschachtelten Tabellenkalkulationen ist die sogenannte Fehlerpropagation. Dabei kann ein kleiner Fehler in einer vielleicht sogar versteckten Zelle – zum Beispiel ein Komma an der falschen Stelle bei einem Sicherheitsfaktor oder ein falscher Verweis – die Bestellvorschläge für hunderte Artikel gleichzeitig verfälschen. Da Excel über keine Revisionshistorie oder automatische Plausibilitätsprüfung verfügt, kann dieser Fehler oft wochenlang unbemerkt bleiben. Natürlich steigt das Risiko exponentiell mit der Anzahl der verknüpften Blätter. 

Prüffrage: Wie sicher sind Sie, dass in Ihren Tabellen kein einziger Rechenfehler vorhanden ist, der bares Geld verbrennt? 

Kipppunkt 3: Die ABC-Klassifikation ist veraltet oder fehlt 

Effizienz bedeutet in der Logistik, sich primär mit den wichtigsten Artikeln zu beschäftigen. In Excel ist eine dynamische ABC- oder XYZ-Analyse zwar möglich, jedoch enorm aufwendig. In der Praxis bedeutet das oft, dass ein billiger C-Artikel die gleiche Aufmerksamkeit wie ein teurer A-Artikel bekommt. Wird diese Klassifizierung nicht regelmäßig auf Basis frischer Daten angepasst, wird weiterhin nach veralteten Prioritäten disponiert und Ressourcen werden verschwendet. 

Prüffrage: Wissen Sie auf Knopfdruck, welche Artikel aktuell 80 % Ihres Lagerwerts ausmachen und ob diese in Ihrer Tabelle bevorzugt behandelt werden? 

Kipppunkt 4: Skalierbarkeit endet dort, wo das Sortiment wächst 

Skalierbarkeit bezeichnet die Fähigkeit, zunehmende Lasten ohne Qualitätsverlust bewältigen zu können. Systeme wie Excel skalieren linear: Die doppelte Anzahl von Artikeln bedeutet den doppelten Pflegeaufwand und einen Anstieg des Fehlerrisikos zum Quadrat. Ab einer Schwelle von etwa 1.000 Artikeln verliert der durchschnittliche Mitarbeiter den Überblick über Ausreißer oder saisonale Trends. 

Ist Excel noch das richtige Werkzeug für Ihre Disposition? Drei Fragen zur Einordnung 

Auf Basis einer ehrlichen Analyse Ihrer eigenen Prozesse können Sie den Status quo bewerten. Folgende drei Fragen dienen Ihnen als Kompass für Ihre Entscheidung: 

1. Wie viel Zeit braucht die Tabellenpflege im Verhältnis zur Planungsarbeit? Verbringen Sie mehr als 40 % Ihrer Zeit mit Dateneingabe, der Suche nach Formelfehlern oder dem Formatieren von Zellen? Das ist ein starker Indikator dafür, dass Ihr Werkzeugkasten veraltet ist. Grundsätzlich sollte die Zeitverteilung dem Prinzip „Analyze, don’t Assemble“ folgen. Werden mehr als 40 % der Dispositionszeit für die technische Instandhaltung einer Tabelle aufgewandt, ist das Werkzeug keine Hilfe mehr. 

2. Wie häufig sind die Vorschläge falsch und was ist der Grund? Beobachten Sie aktiv, wie viele Ihrer Bestellvorschläge aus Excel manuell korrigiert werden müssen. Wenn Sie manuell eingreifen müssen, weil in der Tabelle Trends nicht berücksichtigt sind oder Sie Ihrem eigenen Werkzeug nicht trauen, gefährden Sie die Prozesssicherheit. Ziel jeder automatisierten Disposition sollte eine Basis sein, bei der nur in Ausnahmefällen eingegriffen werden muss. 

3. Was passiert, wenn die einzige Person, die sich auskennt, ausfällt? Stellen Sie sich vor, die Person, die die komplexe Tabelle aufgebaut hat, fällt morgen für drei Monate aus. Wenn dies Chaos für Ihre Warenverfügbarkeit bedeutet, haben Sie eine kritische Abhängigkeit geschaffen. Zukunftssichere Systeme benötigen Redundanz, damit sie prozesssicher und unabhängig von Einzelpersonen funktionieren. 

Fazit: Excel: Hervorragendes Multitool aber riskant bei Skalierung 

Sieht man sich die Belastungsgrenzen des Systems an, so zeigt sich deutlich, dass sich nicht die Frage stellt, ob Excel ein schlechtes Programm ist – das ist es nicht. Ob es jedoch ein skalierbares Werkzeug für die zunehmende Komplexität einer moderne Supply Chain ist, bleibt zweifelhaft. Wer die beschriebenen Kipppunkte ignoriert, begibt sich auf dünnes Eis, wo steigende Opportunitätskosten durch manuelles Eingreifen und gebundenes Kapital stillschweigend das Unternehmen schädigen. 

Excel in Teilen des Unternehmens strategisch auszutauschen, bedeutet nicht zwangsläufig auch sämtliche Prozesse austauschen zu müssen. Vielmehr ist es der Beginn von einer personenabhängigen Legacy Lösung zu einer prozesssicheren Systemlandschaft. Dieser Schritt führt laut Erhebungen der BVL (2024) beim mittelständischen Unternehmen zu einer durchschnittlichen Bestandssenkung von 15% bei gleichzeitigem Anstieg der Lieferfähigkeit. 

Weiterführende Quellen: 

1. Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik (IML) (2023): Studie zur Resilienz und Digitalisierung in der mittelständischen Logistik. 

2. BVL – Bundesvereinigung Logistik (2024): Whitepaper: IT-Systeme in der Supply Chain – Von Excel zu Advanced Planning Systems 

3. Gartner (2024): Supply Chain Planning Strategic Decision Support 

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